در موردمدیریت زمان ویژه مدیران

مدیریت زمان و برنامه ریزی برای مدیران
اگر شما هم یک مدیر هستید و در انجام و رسیدگی به امورتان با مشکل مواجه هستید؛ تنها راه حل شما یادگیری مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی برای مدیران است.مدیریت زمان و برنامه ریزی یک مقوله بسیار مهم در هر حیطه و جایگاهی و با هر سمتی است. تمامی افراد برای انجام کارها و از همه مهمتر برای به موقع انجام دادن کارهایشان به مدیریت زمان و برنامه ریزی نیاز دارند. یک دانش‏‌آموز برای مطالعه، یک معلم برای ساعات تدریس و از همه مهم تر یک مدیر برای یک مدیریت عالی و بی نقص، به مدیریت زمان و برنامه ریزی نیازمند است.
یک مدیر همزمان با مدیریت کارها، کارمندان خود را مدیریت کند، با مراجعین خود و محیط کار صحبت کند، به کارهای خارج از محیط کار مثلا مدیریت خانه، همسر و فرزندان خود رسیدگی کند و هزار و یک کار دیگری که جزء وظایف روزانه‏‌اش محسوب می‏‌شوند. اما ما با یک سئوال بسیار مهم مواجه هستیم چگونه؟ چگونه می‏‌توان با تمام این مشغله کاری، به تمام کارهای شغل مدیریت، زندگی شخصی و … رسیدگی کرد؟ و سئوال مهم اینکه چگونه برخی از افراد با وجود مشغله فراوان هم به تمام کارهای خود رسیدگی می‏‌کنند و هم اینکه هر کار را در زمان مقرر آن انجام می‏‌دهند.

مدیریت زمان چیست؟
معنای مدیریت زمان را کارمندان بهتر از دیگران درک می‏‌کنند. وقتی معنای کمبود یک چیز را درک کنی، برای مدیریت کردن آن بیشتر تلاش می‏‌کنی اما وقتی بدانی همیشه و به وفور یافت می‏‌شود هیچ تلاشی برای بهتر استفاده کردن از آن نمی‏‌کنی.یک کارمند با دانستن این مسئله که یک میزان محدودی درآمد دارد و تا انتهای ماه هیچ راه دیگری برای درآمد و کسب پول و امرار معاش ندارد؛ برای ریال به ریال حقوق خود برنامه دارد و آن را بی هدف خرج نمی‏‌کند.
آنقدری که برای تغذیه و تولید مثل و نگه داری یوزپلنگ ایرانی و حفاظت از آنها تلاش می‏‌شود، برای نگه‏‌داری گاو و گوسفند و سایر حیوانات هیچ عملی انجام نمی‏‌شود. چون ما معنی کمبود و انقراض و ارزشمندی آن را درک می‏‌کنیم. زمانی برای مدیریت زمان تلاش می‏‌کنیم که بدانیم وقت کمی برای رسیدن به تمام امور روزانه‏‌مان داریم و از ارزشمندی وقت و گرانبها بودن آن اطلاع پیدا کنیم. آن وقت است که برای ثانیه به ثانیه آن برنامه و هدف دارند.مدیریت زمان به معنای هدفمندانه و از روی برنامه گذراندن زمان است. مدیریت زمان یعنی اینکه جوری زمان را هدایت کنیم که علاوه بر انجام دادم تمام امورمان، آن را در زمان مقرر و به موقع انجام دهیم.

چرا مدیریت زمان در سازمان مهم است؟
تاکنون به این فکر کرده اید، که چرا تعدادی از افراد یا سازمان‏‌ها از بقیه موفق تر هستند؟ چرا بعضی از آنها درآمد بیشتری نسبت به بقیه دارند و سریع‏‌تر پیشرفت می کنند؟ صاحب نظران زیادی به دنبال یافتن پاسخ این سوال بوده اند و راهکارهای مختلقی را مطرح نموده‏‌اند. یکی از ویژگی‏‌هایی که در میان تمامی افراد موفق وجود دارد این است که آنها زمان خود را به خوبی مدیریت می کنند. صرف نظر از اینکه در چه زمینه ای فعالیت می کنید، مدیریت موفق زمان نیز نیازمند منظم بودن است.
از سوی دیگر، اگر یک کارآفرین یا مدیر سازمان خود هستید، باید رئیس خودتان هم باشید و زمان و چگونگی کار کردن خود را انتخاب کنید. این مسئله، به همان اندازه که ممکن است لذت‏‌بخش به نظر برسد، معایب خاصی دارد. بدون وجود کسی برای کار خود به آن پاسخگو باشید، دچار عادت‏‌های بدی خواهید شد که به بهره‏‌وری شما و کیفیت کارتان آسیب می‏‌زند. بنابراین اگر این عادات را کنترل نکنید، می‏‌توانند به موانع مهمی تبدیل شوند که مانع از گسترش کسب و کارتان خواهند شد.از جمله مشکلات ناشی از مدیریت ضعیف زمان در محل کار عبارتند از:
• از دست دادن ددلاین‏‌ها یا انجام عجولانه کارها
• محیط کاری پر استرس
• ترک کار بالا در میان کارکنان
• انجام چندین کار به صورت هم زمان
• از بین رفتن تعادل میان کار و زندگی کارکنان
• لطمه به اعتبار حرفه ای سازمان

راهکارهای مدیریت زمان در سازمان برای مدیران کدام است؟

اولویت بندی کنید
اولین قدم برای مدیریت بهتر زمان این است که وظایف خود را اولویت بندی کنید. به عنوان یک صاحب کسب و کار، مهم نیست که چقدر کار می‏‌کنید، زیرا همیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن خواهید داشت. بنابراین ضروری است که اهداف هوشمندانه‏‌ای را تعیین کنید که بتوانید به آن ها پایبند باشید. برای انجام این‏‌کار، وظایف خود را بر اساس آنچه باید تا پایان روز، هفته یا ماه تکمیل کنید سازماندهی کنید و مسئولیت انجام آنها را بر عهده بگیرید.یک راه عالی برای شروع این است که عادت کنید هر روز صبح یا قبل از رفتن به رختخواب فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید بنویسید. نکته کلیدی این است که انتظارات واقع بینانه داشته باشید و هر مورد را به ترتیب اهمیت بنویسید، بنابراین حتی اگر نتوانید همه کارهای فهرست شده را انجام دهید، حداقل خواهید توانست ضروری‏‌ترین آن ها را انجام دهید.

کارها را تفویض کنید
یکی از اشتباهات رایجی که اکثر صاحبان کسب و کارهای کوچک مرتکب می‏‌شوند این است که عمداً مسئولیت‏‌های زیادی را بر عهده می‏‌گیرند. در مراحل اولیه، معمول است که تا آنجا که می‏‌توانید کار خود را انجام دهید. ممکن است نگران باشید که هیچ کس دیگری نمی‏‌تواند کار را به خوبی شما انجام دهد. دلیلش هرچه که باشد، نباید به جایی برسد که همیشه بیش از حد کار کنید. اگر در مورد گسترش کسب و کار خود جدی هستید، باید تفویض اختیار و انتقال مسئولیت را یاد بگیرید.
ابتدا نحوه مدیریت تیم فعلی خود را ارزیابی کنید. آیا به آن ها اعتماد دارید که حتی برخی از مهم‏‌ترین کارها را در کسب و کار شما شما انجام دهند؟ سعی کنید بیشتر نقش مشاوره ای داشته باشید. کارکنان خود را راهنمایی کنید و به آرامی به آن ها مسئولیت بیشتری در زمینه‏‌هایی که در آنئ ها مهارت دارند بدهید. این نه تنها در وقت شما صرفه جویی می‏‌کند، بلکه محیط قدرتمندتری را برای افرادی که با آن ها کار می‏‌کنید ایجاد می‏‌کند.
اگر قبلاً این کار را انجام داده اید اما تیم شما هنوز غرق در کار است، وقت آن است که نیروی جدید استخدام کنید. استعدادهای مناسب را پیدا کنید و یک مربی از تیم فعلی خود برای آموزش آن ها قرار دهید. اگر شما یک کارآفرین تک نفره هستید، ممکن است آموزش دهنده آنها در ابتدا خود شما باشید. هزینه‏‌های ابتدایی استخدام بالا خواهد بود، مانند تامین مالی حقوق اضافی و آموزش نیروهای جدید. با این حال، در دراز مدت، این هزینه‏‌ها در زمانی که صرفه‏‌جویی می‏‌کنید و تیم‏‌هایی که می‏‌سازید، جبران خواهند شد.

عوامل اتلاف زمان را شناسایی کنید
حواس‏‌پرتی دشمن شماره یک بهره‏‌وری است. خواه علت آن داشتن یک همکار پرحرف یا عادت شما به چک کردن پروفایل شبکه‏‌های اجتماعی کسب و کارتان باشد. در حالی که برخی از حواس‏‌پرتی‏‌ها کاملاً خارج از کنترل ما هستند، ما می‏‌توانیم به راحتی با اعمال نظم و انضباط از برخی دیگر از عوامل حواس‏‌پرتی اجتناب کنیم. برای این‏‌کار ممکن است مجبور باشیم مرزهای مشخصی با افرادی که با آن‏‌ها زندگی یا کار می‏‌کنید مشخص کنید، دسترسی به برخی سایت‏‌ها را مسدود کنید، یا حتی مجبور باشید تلفن خود را در کشو قفل کنید. شما باید حاضر باشید اقدامات لازم را برای افزایش بهره‏‌وری خود انجام دهید.

از ابزارهای ردیابی زمان استفاده کنید
نرم افزارهای ردیابی زمان به دو دلیل عالی هستند. آنها:

• افراد را به چالش می‏‌کشند تا وظایف را قبل از مهلت تعیین شده انجام دهند
• کارکنان را در قبال میزان فعالیت‏‌هایشان مسئول نگه می‏‌دارند
چه کارکنان شما در محل سازمان شما کار می‏‌کنند یا از راه دور، می‏‌توانید ساعت‏‌هایی را که برای انجام کارهای خاص انجام می‏‌شود ارزیابی و کارایی آنها را اندازه گیری کنید. چندین برنامه ردیابی زمان وجود دارد که می‏‌توانید آن ها را در سایر نرم افزارهای سازمانی خود ادغام کنید، یا اگر به دنبال یک نرم افزار سازمانی جدید هستید، برنامه ای را پیدا کنید که دارای قابلیت ردیابی زمان باشد. برای مثال، نرم‏‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر به شما اجازه می‏‌دهد مدت زمان رسوب فرآیندها و زمانی را که هر یک از اعضای تیم برای انجام وظایف مربوط به آن صرف می‏‌کنند، پیگیری کنید. این کار تشخیص اینکه کدام افراد و فعالیت‏‌ها بیشترین تاخیر را در گردش کار شما ایجاد می‏‌کنند بسیار آسان می‏‌کند. سپس، می‏‌توانید نیازهای زمانی هر فعالیت را مجدداً ارزیابی کنید یا یک استراتژی جدید برای کارآمدتر کردن آن بخش از فرآیند اتخاذ کنید.

به خودتان اجازه استراحت بدهید
هر چقدر هم که ممکن است کلیشه ای به نظر برسد، گاهی اوقات واقعاً به استراحت نیاز دارید. بله، طبیعی است که کارهای بی پایان بر دوش شما تلنبار شود و ذهنتان دائماً در این فکر باشد که کار بعدی چیست، به خصوص اگر مدیر یک کسب و کار هستید. اما کلید بهبود بهره وری، ایجاد تعادل بین کار و استراحت است. ناگفته نماند که اگر همیشه به این فکر کنید که در مرحله بعد چه کاری باید انجام شود، خلاقیت نمی‏‌تواند شکوفا شود. بنابراین اطمینان حاصل کنید که شما و کارکنان شما به طور منظم استراحت می‏‌کنید و حداقل زمانی را دور از میز خود برای بازیابی انرژی خود سپری می‏‌کنید. برای انجام این کار کافی است تا هر روز زمانی را برای انجام کاری که ذهن شما خلوت می‏‌کند اختصاص دهید. این کار می‏‌تواند نوشیدن یک فنجان قهوه در کافه مورد علاقه تان، قدم زدن در پارک یا خواندن چند دقیقه از یک کتاب باشد.

کسب و کار خود را خودکارسازی کنید
مهم‏‌ترین کار برای اتوماسیون کسب و کار شما، یافتن فناوری مناسب برای کمک به کاهش حجم کار و بهینه سازی عملیات‏‌های آن خواهد بود. این روزها، ارائه‏‌دهندگان نرم‏‌افزارهای ابری، به کسب‏‌وکارهای کوچک و استارت‏‌آپ‏‌ها دسترسی بیشتری به فناوری مورد نیاز برای رقابتی ماندن می‏‌دهند. این راهکارها برای خودکارسازی کارهای معمولی، تکراری و آزاردهنده‏‌ای طراحی شده‏‌اند که زمان زیادی را از شما می‏‌گیرند اما بازده کمی دارند. این به شما و کارکنانتان زمان بیشتری می‏‌دهد تا با مشکلات پیچیده مقابله کنید یا ایده‏‌های بهتری برای محصول ارائه دهید. به عنوان مثال، اگر 4 ساعت در هفته را صرف تهیه پیش‏‌نویس گزارش برای جلسه هفتگی تیم خود می‏‌کنید، می‏‌توانید از نرم افزار تجزیه و تحلیل مبتنی بر هوش مصنوعی برای تولید خودکار گزارش‏‌های بصری جذاب که داده‏‌ها را در هر لحظه با کلیک یک دکمه منعکس می‏‌کند، استفاده کنید. یا اگر در اولویت‏‌گذاری روی پیگیری سرنخ‏‌ها مشکل دارید، می‏‌توانید از یک نرم افزار CRM کارآمد برای ارزیابی سرنخ‏‌های خود استفاده کنید تا به شما بگوید کدام یک از آن ها احتمال بیشتری برای تبدیل شدن به مشتری دارد.

سرفصل ها:
• مدیریت افراد
• مدیریت کردن پروژه ها
• مدیریت اولویت ها
• دلایل و شیوه های تفیض اختیار

سوالاتی که در این دوره به پاسخ آن می پردازیم:
• چگونه پروژه های مختلف را هماهنگ کنید؟
• چگونه بر روی انسان ها تمرکز کنیم؟
• چرا باید به کارهایی با اولویت بالا زمان بیشتری اختصاص بدهیم؟
• بر چه اساس اولویت ها را جابه جا کنیم؟

اولویت بندی مدیریت زمان مهارت مدیران
موفقیت کسب و کار ارتباطات زمان برنامه ریزی