در موردلیست کار های روزانه

آیا تا به حال از حجم کارهایی که باید انجام بدهید، به ستوه آمده‏‌اید؟ آیا تاکنون مهلت انجام کاری را از دست داده‏‌اید؟ آیا پیش آمده است که فراموش کنید کار مهمی را انجام بدهید و دیگران بالای سرتان ایستاده باشند تا کارتان را تمام کنید؟تمامی اینها نشانه‏‌های نداشتن «فهرست انجام کارها» است. این فهرست‏‌ها، فهرست‏‌های اولویت‏‌بندی‏‌شده‏‌ از تمام کارهایی هستند که شما باید آنها را انجام بدهید. در این فهرست، مهم‏‌ترین کارها در ابتدا و کم‏‌اهمیت‏‌ترین کارها در انتهای فهرست قرار دارند.
با داشتن چنین فهرستی، مطمئن می‏‌شوید که همه‏‌ی کارهایتان در یک جا نوشته شده‏‌اند؛ بنابراین هیچ چیز مهمی را فراموش نمی‏‌کنید. با اولویت بندی کارها، ترتیب انجام آن کارها را مشخص می‏‌کنید و می‏‌دانید که به کدام کارها باید فورا رسیدگی کنید و چه کارهایی را می‏‌توانید به بعد موکول کنید.
اگر می‏‌خواهید از پس بار سنگین کار بربیایید، تهیه‏‌ی فهرست انجام کار، ضروری است. اگر از چنین فهرستی به طور مؤثر استفاده نکنید، از نظر اطرافیان‏‌تان فردی بی‏‌نظم و غیرقابل‏‌ اطمینان به نظر خواهید رسید. اما اگر از این فهرست واقعا به نحو مؤثر استفاده کنید، نظم خواهید یافت و دیگران بیشتر به شما اعتماد خواهند کرد. استرس کمتری را تجربه خواهید کرد و خیال‏‌تان آسوده خواهد بود که هیچ کار مهمی را فراموش نکرده‏‌اید. علاوه بر این، اگر کارهایتان را هوشمندانه اولویت‏‌بندی کنید، وقت و انرژی‏‌‏‌تان را روی فعالیت‏‌های ارزشمند متمرکز خواهید کرد و این به معنیِ افزایش بهره وری و ارزش‏‌ شما در گروه خواهد بود.
داشتن یک فهرست ساختاریافته و سنجیده، آسان به نظر می‏‌رسد. اما تعجب‏‌آور است که بسیاری از افراد، اصلا موفق به ایجاد یک فهرست‏‌ مناسب و کاربردی نمی‏‌شوند، چه برسد به اینکه بخواهند به نحو مؤثر از آنها استفاده کنند. در واقع، اغلب اوقات، درست زمانی که افراد شروع به استفاده‏‌ی معقولانه و مؤثر از این فهرست‏‌ها می‏‌کنند؛ به نخستین پیشرفت‏‌هایشان در حیطه‏‌ی بهره وری فردی دست‏‌ می‏‌یابند و در کارشان موفق می‏‌شوند.

تهیه‏‌ی فهرست انجام کارهای پیش رو

مرحله‏‌‏‌ی 1:
تمام کارهایی را که باید انجام بدهید بنویسید. اگر این کارها زیاد هستند، مرحله‏‌ی اول را طبقه‏‌بندی کنید و کارهای زیاد را در رده‏‌های نخست قرار بدهید. (ایده‏‌آل این است که کامل کردن این مرحله، بیش از 1 تا 2 ساعت طول نکشد).
نکته:شاید گردآوری فهرست‏‌های متعدد، برای‏‌ شما آسان‏‌تر باشد (مثلا فهرست کردن کارهای شخصی، درسی و کاری). رویکردهای مختلف را امتحان کنید و از بهترین آنها برای موقعیت خودتان استفاده کنید.

مرحله‏‌‏‌ی 2:
کارهای فهرست‏‌شده را اولویت‏‌بندی کنید. مثلا از درجه‏‌بندی عددی استفاده کنید. به کارهای بسیار مهم یا بسیار فوری درجه‏‌ی 1 و به کارهای نه‏‌چندان مهم و غیرضروری درجه‏‌‏‌های عددی 2، 3 و غیره بدهید.اگر کارهای زیادی هستند که اولویت‏‌شان بالاست، باز هم از میان آنها، کارهایی را که اولویت‏‌شان نسبت به بقیه کمتر است در مرتبه‏‌ی‏‌ پایین‏‌تری قرار بدهید. پس از انجام این کار، فهرست را دوباره به ترتیب اولویت بنویسید.

استفاده از فهرست انجام کارها
برای استفاده از فهرست‏‌تان، فقط به ترتیبی که خودتان نوشته‏‌اید عمل کنید، اول کارهایی که اولویت‏‌شان 1 است، بعد به ترتیب اولویت‏‌های 2، 3 و غیره را انجام بدهید. بعد از اتمام هر کار، کنار آن تیک بزنید یا روی آن خط بکشید. موقعیت شما تعیین‏‌کننده‏‌ی این است که چه کارهایی را در فهرست قرار دهید و چگونه آنها را انجام بدهید. برای مثال، اگر در موقعیت فروش هستید، یک راه انگیزه‏‌ دادن به خودتان این است که فهرست‏‌تان نسبتا کوتاه باشد و هدف‏‌تان این باشد که هر روز تمام کارهای فهرست‏‌شده را انجام بدهید و آن را کامل کنید اما اگر موقعیت شما عملیاتی است یا کارتان بزرگ است و انجام دادن آن به افراد زیادی وابسته است، بهتر است روی فهرست‏‌های بلندمدت‏‌تر تمرکز کنید و هر روز مقداری از کارهای فهرست‏‌شده را انجام بدهید.بسیاری از افراد ترجیح می‏‌دهند، مثلا 10 دقیقه‏‌ی آخر روزِ کاری‏‌شان را صرف منظم کردن فهرست کارهای روز بعد کنند.نکته:هنگام اولویت‏‌بندی کارها، حتما بین فوریت و اهمیت تمایز قائل شوید.

استفاده از نرم‏‌افزار
اگرچه فهرست کاغذی راه آسانی برای شروع است، استفاده از نرم‏‌افزار، می‏‌تواند مؤثرتر باشد. این نرم‏‌افزارها اتفاقات و کارهایی را به یاد شما می‏‌آورند که به زودی مهلت انجام‏‌شان تمام خواهد شد. این نرم‏‌افزارها را می‏‌توانید با تلفن‏‌همراه یا ایمیل خود نیز هماهنگ کنید و چنانچه با گروهی روی یک پروژه‏‌ همکاری می‏‌کنید، می‏‌توانید این اطلاعات نرم‏‌افزاری را با اعضای دیگر گروه نیز به اشتراک بگذارید.

نرم‏‌افزارهای مدیریت زمان زیادی در دسترس هستند. برای شروع در یک سطح ساده، می‏‌توانید از MS Word و MS Exel برای مدیریت فهرست‏‌های خود استفاده کنید. فهرست‏‌های کار در برخی نسخه‏‌های MS Outlook و دیگر سرویس‏‌های ایمیل از قبیل Gmail، جزئی از ویژگی‏‌های استاندارد این برنامه‏‌ها هستند. Remember the Milk ابزار آنلاین معروف دیگری برای مدیریت زمان است که با تلفن هوشمند (Smartphone)، یا اکانت ایمیل شما یکپارچه می‏‌شود. این برنامه حتی می‏‌تواند موقعیت کارهای شما را روی یک نقشه نشان ‏‌دهد. سرویس‏‌های مشابه دیگر شامل Todoist و Toodledo می‏‌شوند.
یکی از بزرگ‏‌ترین مزیت‏‌های استفاده از این نرم‏‌افزارها برای مدیریت فهرست‏‌ها این است که می‏‌توانید آنها را به راحتی به‏‌روز کنید. برای مثال، به‏‌جای خط کشیدن روی کارها و دوباره‏‌نویسی روزانه‏‌ی فهرست، نرم‏‌افزار به شما این امکان را می‏‌دهد که به راحتی کارها را جابه‏‌جا کنید و اولویت‏‌هایشان را تغییر دهید.
نکته:طرز فکر، برنامه ریزی و کار کردن همه‏‌ی ما با یکدیگر متفاوت است. شاید برنامه‏‌ای که برای همکار شما خوب جواب می‏‌دهد، برای شما اصلا جواب ندهد، صرفا به این خاطر که شما شیوه‏‌ی یادگیری و تفکر خودتان را دارید. به همین دلیل بهتر است پیش از انتخاب یک سیستم واحد، تحقیق کنید و روش‏‌های مختلف ایجاد یک فهرست مناسب را امتحان کنید.

مثال‏‌ها
فهرست‏‌های انجام کار به شما کمک می‏‌کنند در رأس پروژه‏‌های مهم و انبوه کارها و تصمیمات قرار بگیرید.برای مثال، شما گروهی را سرپرستی می‏‌کنید که مشغول کار روی یک پروژه است. کارهای زیادی وجود دارند که باید انجا‏‌م‏‌شان داد و افراد زیادی آنها را انجام می‏‌دهند. قرار گرفتن در رأس چنین گروه پرمشغله‏‌ای طاقت ‏‌فرسا به نظر می‏‌رسد.
در چنین موقعیتی، ساختار فهرست‏‌تان را بر اساس اعضای گروه تنظیم کنید و وظایف و مهلت هر فردِ درگیر در پروژه را بنویسید. هر روز که وظایف خودتان را می‏‌نویسید، می‏‌توانید فهرست انجام کار گروه را هم بررسی کنید تا ببیند چه کسی مشغول چه کاری است و مهلت پایانی کار همان روز است یا نه. همچنین می‏‌توانید کارهای دیگر مربوط به خودتان را در فهرست بگنجانید.تصور کنید عهده‏‌دار فروش هستید و یک فهرست طولانی از افرادی که باید با آنها صحبت کنید در اختیار شماست. چه کار می‏‌کنید؟ فهرست تمام افرادی را که باید با آنها تماس بگیرید و هر مشتری که باید او را ببینید می‏‌نویسید و سپس شروع به اولویت‏‌بندی می‏‌کنید.

می‏‌دانید که فلان مشتری واقعا مشتاق محصولات شماست و آماده‏‌ی خریدن است؛ پس درجه‏‌ی 1 اولویت را به او اختصاص می‏‌دهید؛ چون این مشتری واقعا ارزشش را دارد که در اولویت نخست قرار بگیرد. برعکس، می‏‌دانید کدام مشتری‏‌ها فقط شما را به جان رقبایتان می‏‌اندازند و وقت گذاشتن برای آنها، باعث می‏‌شود سود کمتری نصیب‏‌تان شود و این احتمالِ عقلانی هم وجود دارد که نتوانید کارهایتان را طبق فهرست به اتمام برسانید. بنابراین این مشتری‏‌ها را در درجه‏‌ی پایینی از اولویت قرار بدهید. نمی‏‌گوییم برای این نوع مشتری‏‌ها اصلا وقت نگذارید؛ اما بیشترین توجه‏‌تان را معطوف مشتری‏‌های بهتر کنید.
نکته:فهرست انجام کار، بیشتر در مواردی کاربرد دارد که تعداد کارها کم است. با وجود این، وقتی کارها زیاد است یا شما مجبور به انجام پروژه‏‌های متعددی هستید، فهرست کار می‏‌تواند طاقت ‏‌فرسا شود.

سرفصل ها:
• استفاده از انواع فهرست های کاغذی پنج گزینه برتر
• استفاده از فهرست پنج اپلیکیشن برتر
• فهرست چند ستونی
• فهرست شاخص کارت

سوالاتی که در این دوره به پاسخ آن می پردازیم:
• چگونه فهرست کاغذی بنویسیم؟
• فهرست شاخص کارت چیست؟
• فهرست چند ستونی چیست و چطور آن را طراحی کنیم؟
• چطور از دفترچه یادداشت برای فهرست بندی کارها استفاده کنیم؟

فهرست بندی کارها شاخص کارت لیست کارها نرم افزار
فهرست کاغذی اپلیکیشن برتر بهره وری اولویت بندی